Não é novidade para ninguém que a pandemia causada pelo novo coronavírus (Covid-19), alterou diversas atividades, costumes, rotinas do dia a dia e a nossa vida de forma geral. O ano de 2020 mostrou que a tecnologia é indispensável e foi o pilar para manter empresas em atividade.

A transformação digital aconteceu à força. As organizações que contavam com times híbridos se saíram melhor. Já aquelas mais tradicionais e que necessitavam da conversa presencial, precisaram evoluir anos em dias.

A internet foi o principal meio para a sobrevivência de atividades, consumo e a responsável por novos hábitos.

Uma pesquisa realizada pela Opinion Box (impacto nos hábitos de consumo de compra e consumo – Covid-19) e outra do Google Survey (nº 1500), revelaram alguns números expressivos:

  • Aumento de 86% em downloads de apps de streaming;
  • Aumento de 34% no watchtime do Youtube;
  • Aumento de 60% nas buscas por ao vivo no Youtube;
  • Aumento de 266% nas buscas por missa no Youtube;
  • 35% tem o trabalho dentro de casa como a principal atividade na quarentena;
  • 18% Começaram um curso online novo;
  • 20% reuniram-se com amigos/parentes virtualmente.

Isso mostra que as pessoas que antes não tinham proximidade com a internet, agora sabem lidar melhor com a tecnologia e aproveitam as facilidades e benefícios. Certamente o mundo não voltará ao que era antes.

Como foi na sua empresa quando a pandemia chegou? Estavam preparados para o novo ou foi preciso buscar por adaptações ágeis?

Entenda neste artigo o que é necessário para gerir equipes remotas e o que se espera de profissionais e empresas nessa nova dinâmica.

Você também tem a oportunidade de participar do novo curso: “Usando a tecnologia para gerir equipes a distância”, com o facilitador Raphael Lassance.

O que é necessário para o trabalho remoto?

O home office é realidade para muitas empresas e profissionais. Depois da fase de cenários instáveis, que ocorrem ainda hoje, gerenciar times remotos é uma tarefa nova para muitos líderes e que exige operações ágeis.

As vendas online tiveram um salto e essa é a tendência para o futuro. Os empresários que ainda não entenderam isso, estão perdendo clientes e espaço para a concorrência. O foco está em métricas e resultados, melhores medidos através da tecnologia.

Para manter o trabalho a todo vapor e funcionando perfeitamente, é fundamental manter o nível de serviço, mesmo em operações remotas. Por isso é importante que as empresas estejam atentas às novas necessidades de seus colaboradores.

O mínimo necessário para que a distância seja produtiva é contar com equipamentos essenciais. A organização deve garantir que seus funcionários tenham:

  • Computador;
  • Boa conexão;
  • Câmera (importante para reuniões – sempre câmera aberta!);
  • Ambiente propício para o trabalho.

Administradores/empresários/líderes, lembrem-se: os colaboradores estão utilizando um espaço pessoal, antes fornecido pela empresa. Por isso, ajudem no que for preciso para que cada um tenha conforto e condições de trabalho favoráveis.

O perfil do novo profissional

Tudo passou por mudanças, as empresas, o local de trabalho, gerência, escopo, costumes, horários, dentre outros. Até os profissionais também precisam adotar novos comportamentos e expertises.

O primeiro ponto direcionado aos líderes – o trabalho remoto é feito com confiança e não controle. Foque nas entregas e resultados, não se o funcionário está às 08h na frente do computador ou no tempo que leva para ele responder uma mensagem. A rotina mudou!

É preciso ter a confiança de que o trabalhador vai honrar com as demandas mesmo a distância.

Para os colaboradores também é indispensável que adotem o perfil disciplinado. Estar em casa pode ser uma tentação por vários motivos. Mantenha a atenção no trabalho, nas entregas, datas, horários e tudo aquilo que você tinha como costume dentro da empresa.

Seja responsável e autônomo, esperar por uma resposta não é o melhor em muitas situações. Seja resolvedor de problemas ao encontrar um obstáculo e procure a solução quando possível.

Gestão de equipes remotas

A conversa “olho no olho” ou nas reuniões de última hora onde era possível reunir a equipe, tiveram que mudar e se adaptar às câmeras e outras disposições que o trabalho remoto exige para manter a produtividade e as entregas.

Por isso, existem algumas dicas, ferramentas e boas práticas para serem seguidas e tornar o home office produtivo e sem barreiras no dia a dia. Pode até lembrar um estilo burocrático ou não essencial, mas quanto melhor a organização, comunicação afinada e outros pontos importantes alinhados, o trabalho a distância se torna possível e proveitoso para ambas as partes.

Confira

Agenda pública e clara

Como você viu, a disciplina é fundamental para o profissional em home office. Ter a agenda detalhada é um passo para essa tarefa. Quando o time compartilha os compromissos, todo mundo sabe quando alguém está disponível ou ocupado.

Compartilhar a agenda também é uma forma de acompanhar as tarefas da equipe e o astral do time. A agenda do Google incorporada ao e-mail é uma ótima ferramenta. Todo a empresa tem acesso e é de fácil utilização.

Gestão colaborativa de tarefas 

Registre e acompanhe de perto as tarefas do seu time. Foco na entrega, não no micro gerenciamento. Isso ajuda o time a saber o que cada um tem a fazer, o que pode impactar o trabalho do outro, além das datas de entrega, etc.

A gestão colaborativa ajuda a equipe a girar o trabalho, onde cada um sabe o que precisa para o seu trabalho funcionar – é como uma hierarquia.

Algumas das ferramentas que podem ajudar: Trello, Monday, Goodday, Asana.

Comunicação em tempo real

Já que não é possível chamar o colega ou colaborador ao lado ou ir até a mesa da pessoa no trabalho a distância, é preciso que a comunicação continue. Por isso existe a necessidade de ser em tempo real.

No dia a dia, e-mail não funciona como ferramenta de comunicação ágil. Utilize aplicativos ou ferramentas dedicadas a este serviço. O Slack, por exemplo, é um canal para que toda a empresa se comunique, dividido em times ou assuntos.

Menos recomendado, mas o WhatsApp pode ser usado. Existem outras ferramentas como Skype, Zoom, Meet do Google, dentre outras para que a comunicação em tempo real ocorra.

Reuniões com vídeo

Para algumas pessoas pode até parecer chato ou inconveniente, mas ter a câmera aberta em todas as reuniões é muito importante. Já que não é possível estar presente, o vídeo conecta melhor as pessoas. 

A comunicação não verbal é tão ou mais importante que a verbal. Então, antes de reunir-se com seus colegas de trabalho ou equipe, arrume-se e ligue a câmera!

Documentos na nuvem

Esse deveria ser um costume adquirido antes mesmo do trabalho remoto, mas agora é imprescindível. Esqueça a troca de arquivos ou dispositivos de memória como pendrives ou HDs.

Tenha tudo na nuvem (Drive do Google, Dropbox, Onedrive, iCloud, Box). Fica sempre disponível, independente do dispositivo e qualquer um que tenha acesso, pode ter contato com o material quando necessário e de onde for preciso – não existem barreiras.

Contratos Digitais

Essa é uma dica bem preciosa para todas as empresas. Seja em maior ou menor número, sempre existem documentos que precisam ser assinados ou analisados. A burocracia atrasa processos.

Por isso, adote a digitalização de assinaturas de contratos e ganhe velocidade. Não tenha receio, tem 100% de validade jurídica.

Algumas ferramentas: ClickSign, DocuSign e DocSales.

Converse sempre com o time e coloque em prática essas ferramentas junto à gestão remota. Quem arriscou, saiu na frente, mas ainda dá tempo de ver o seu negócio ganhando espaço.

A rápida adaptação a novos cenários se tornou um diferencial competitivo para as empresas. Por isso, não perca a oportunidade de se aprofundar no assunto. Inscreva-se no curso “Usando a tecnologia para gerir equipes a distância”, do Parceiro da Construção. Clique no banner abaixo: