O processo operacional é basicamente tudo que você faz desde o início dos atendimentos com o seu cliente até a finalização e entrega do projeto. O segredo aqui está em saber como detalhar isso com clareza e entender a quantidade de horas que cada etapa desse processo todo demanda para você e para seu escritório.

Depois de aprender como detalhar e definir essa quantidade de horas trabalhadas em cada projeto, você conseguirá definir a produtividade do seu escritório. Inclusive é possível tirar a média da quantidade de horas trabalhadas no atendimento de projetos.

Cada projeto seu é único e demanda um tempo diferente, porém, o processo operacional sempre segue um padrão. Isso vai ficar mais fácil no futuro, você já vai ter uma ideia de quanto tempo leva para realizar um projeto.

Começando pelas três etapas do projeto

Para começar, você dividirá as etapas do projeto em três. A fase de orçamento, de estudos preliminares e a etapa de projeto executivo.

A primeira etapa desse processo é o contato do cliente com uma solicitação de orçamento de Projeto e Obra.

Quando o cliente solicita o orçamento e demanda uma ação, ele está pegando uma parte do tempo do seu escritório, e seu tempo faz parte da entrega do seu serviço.

Então, quantificar o tempo demandado para este projeto começa desde o primeiro contato com o contratante.

Conheça os detalhes de fase de contato:

Em geral, podemos citar 3 pontos de contatos em que os clientes chegam ao escritório. 

O primeiro deles é o on-line, principalmente pelas redes sociais. O cliente entra em contato e pergunta o valor do metro quadrado.

O segundo ponto de contato mais recorrente é o de indicações. Isso acontece quando algum cliente faz a indicação do seu trabalho para um colega e ele entra em contato direto com o seu escritório.

O último é o de cliente recorrente. Aquele cliente que já realizou um projeto com você e está querendo realizar um novo.

A partir desse primeiro contato, o próximo passo que você deve tomar com o cliente é marcar uma reunião de briefing, que pode acontecer tanto presencialmente quanto on-line.

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Orçamento

1° Elaboração de briefing

Você sabe quanto tempo gasta com essa primeira reunião de briefing? Não esqueça de levar em conta que se for uma reunião presencial, você tem o tempo de deslocamento até o local.

Na sua relação, você deve considerar o tempo que normalmente leva nessa reunião de briefing e o adicional, caso for uma reunião presencial.

Uma dica rápida para você saber por onde se basear para entender quanto tempo você gasta em cada item de cada etapa.

Para ter uma ideia mais concreta e entender o tempo gasto em cada item de cada etapa, tome por base algum projeto grande que você já tenha atendido, algo que realmente exigiu mais horas de trabalho de você. Pode ser aquele projeto enorme, ou então aquele projeto que simplesmente o cliente era muito exigente com tudo. 

É importante ter uma base inicial de horas demandadas por projeto. É preciso basear-se no teto de horas trabalhadas e assim garantir que não cobrará um valor menor do que será gasto. Fazendo isso você assegura uma boa margem de lucro final.

2º Realização do orçamento. 

Caso você trabalhe de forma personalizada para cada cliente, elaborando uma apresentação de orçamento, isso leva algumas horas de trabalho. Então acrescente neste item 2 a quantidade de horas gastas na elaboração de orçamento.

3º Reunião de apresentação do orçamento

Feito o orçamento, a maioria dos escritórios vai para uma nova reunião de apresentação. Se esse for o caso, então acrescente esse item e calcule as horas da mesma maneira que na reunião de briefing.

Então a primeira etapa vai ser formada por esses três itens. O primeiro é a reunião de briefing, o segundo é a elaboração do orçamento, e o último é a reunião de apresentação de orçamento. Some todas as horas de cada item e já faça a soma total de quanto tempo você leva apenas nessa etapa do trabalho.

Estudos preliminares

Essa é uma etapa mais personalizada, pois cada escritório tem uma maneira de trabalho. 

Confira esse exemplo que pode ser implementado no seu dia a dia de atendimento.

Após o cliente aprovar o orçamento, você vai dar início ao processo de estudo preliminar. Podemos dividir em:

– Medição

– Estudo preliminar do projeto

– Desenho técnico

– Reunião de aprovação do desenho técnico

– Revisão do projeto

Essa divisão foi pensada em como os escritórios normalmente funcionam. Então, após o fechamento, você faz a medição do ambiente, realiza estudos preliminares para elaborar o projeto, cria um desenho técnico como base do projeto para apresentar ao cliente, faz a apresentação e, no final, normalmente é realizada alguma revisão no projeto de acordo com o pedido que seu cliente faz.

Nessa etapa, você deve fazer o mesmo cálculo que na outra etapa. Então, quantifique as horas que normalmente você leva para cumprir cada um dos itens, levando em consideração o deslocamento até a obra ou reunião. 

A revisão de projeto é um ponto muito variável, mas pense em média quantas horas você leva nessa revisão quando existe um cliente muito exigente.

Agora, com todos esses tempos de cada item anotados, faça novamente a soma, para definir o tempo gasto de trabalho na etapa de Estudos preliminares.

Projeto Executivo

Entramos na terceira etapa, a do Projeto Executivo. Esse é o momento em que organizamos todos os pontos da execução do projeto.

Normalmente, os escritórios cumprem estes itens para a organização de todos os pontos da execução de projetos:

– Planta demolir/construir

– Planta Elétrica

– Planta Hidráulica

– Planta Luminotécnica

– Forro

– Móveis Soltos

– Móveis Planejados

– Revestimentos 

– Pedras

– Paisagismo 

– Automação

Provavelmente você nem sempre faz todos esses processos para o seu cliente, porém eles são os itens do projeto executivo que são utilizados na maioria dos projetos. Por isso vale a pena você tomar todos como base e entender a quantidade de horas gastas para cumprir cada um desses itens.

Então anote esses itens e tente definir a quantidade de tempo gasta em cada um desses processos. 

Essa etapa é um pouco mais complicada de definir a quantidade de horas trabalhadas, porém é importantíssima. Você só vai conseguir definir um valor para o seu trabalho se souber exatamente quanto tempo e atenção ele toma de você.

Você vai pegar essas 3 etapas e somar todas as horas (orçamento, estudos preliminares e projeto executivo). A partir disso você vai definir o tempo gasto do seu projeto.

A partir deste conteúdo, você entendeu a quantidade de tempo que é demandado pessoalmente e do seu escritório para cumprir cada uma dessas etapas. É de extrema importância descrever essas etapas pensando sempre na realidade do seu escritório.  

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